Waarom de prijs van een kassasysteem zo lastig te vergelijken is

Vraag tien kassasysteem-aanbieders wat hun systeem kost en je krijgt tien verschillende antwoorden. Een licentie per kassa hier, een betaalde module daar, installatiekosten, een supportcontract, commissie op online bestellingen. Tegen de tijd dat de offerte compleet is, heeft de prijs weinig meer te maken met het bedrag op de website.

We hebben Eatcard gebouwd om daar een einde aan te maken. Dus in plaats van een algemene koopgids geeft dit artikel je het antwoord dat de vraag verdient: een echte prijs, alles wat inbegrepen is, en een rekensom die je zelf kunt controleren.

Het antwoord van Eatcard: €95 per maand, alles inbegrepen

Bij Eatcard betaal je één vaste prijs van €95 per maand voor het complete platform. Niet het basispakket. Niet per module. Alles zit erbij, en dit is slechts een greep:

– Kassasysteem (POS), je centrale punt voor elke bestelling en betaling
– QR-bestellen aan tafel
– Bestelzuil
– Online reserveringen, inclusief aanbetalingen om no-shows te voorkomen
– Eatcard Waiter, de handheld voor bestellen en betalen aan tafel
– Keukenscherm (KDS)
– Afhaalwebshop, zonder commissie per bestelling
– Realtime inzichten over al je kanalen

Geen installatiekosten. Geen betaalde updates. Nieuwe functies horen bij het abonnement, dus het platform dat je vandaag aanschaft wordt steeds beter zonder nieuwe factuur. Support is zeven dagen per week beschikbaar, ook inbegrepen.

En de hardware dan?

Hardware hangt af van je opstelling: hoeveel kassa’s, wil je handhelds, een bestelzuil, keukenschermen? Daarom offreren we hardware op basis van jouw situatie, in plaats van het te verstoppen in een bundelprijs. Wat we wel kunnen beloven: je kent het volledige plaatje voordat je tekent, en er komen achteraf geen verrassingen bij. Plan een demo en we rekenen jouw exacte opstelling samen door.

En de transactiekosten dan?

Elke kassasysteem-aanbieder rekent transactiekosten voor betalingen, en juist daar zitten de verborgen kosten vaak verstopt. Wij doen het anders: we publiceren onze tarieven. Op onze prijspagina vind je het actuele transactietarief per betaalmethode, van pin- en creditcards tot mobiele wallets, zodat je je maandkosten vooraf kunt berekenen. Geen sterretjes, geen tarieven die pas in het contract opduiken.

Waarom één prijs beter is dan een stapel losse tools

De echte kosten van een kassasysteem zitten zelden in het kassasysteem zelf. Het zit in de stapel die eromheen groeit: een los reserveringssysteem met een vergoeding per gast, een online bestelmodule die commissie per bestelling rekent, een kiosk van een andere leverancier met een eigen licentie, en koppelingen die het op het slechtst denkbare moment begeven.

Neem een zaak met 1.000 online bestellingen per maand via een commissiegebaseerde besteltool. Bij €3 commissie per bestelling is dat €3.000 die elke maand de zaak verlaat, €36.000 per jaar, voor functionaliteit die al binnen de vaste €95 van Eatcard zit. Dat is de rekensom die telt, en het is de reden dat zaken overstappen.

Dus als je vraagt wat een kassasysteem voor de horeca kost in 2026, is het eerlijke antwoord dat het minder afhangt van de vraagprijs en meer van wat eromheen gebundeld, becommissioneerd en verstopt wordt. Bij Eatcard valt er niets te ontdekken: één platform, één maandprijs, hardware en transactiekosten die je ziet voordat je beslist.

Benieuwd wat jouw exacte opstelling zou kosten? Plan een demo en we rekenen het samen met je door, inclusief hardware en transactiekosten.

De verborgen kosten van meerdere bezorgplatforms

Voor de meeste restaurants is bezorgen al lang geen extra service meer. Het is een vast onderdeel van de bedrijfsvoering. Toch kost het werken met meerdere bezorgplatforms veel restaurants ongemerkt tijd en geld.

Stel je een drukke vrijdagavond voor. Bestellingen komen binnen via Thuisbezorgd op de ene tablet, via Uber Eats op een andere en via je eigen kassa in het POS-systeem. Iemand moet alle schermen in de gaten houden, bestellingen opnieuw invoeren voor de keuken en hopen dat er niets wordt gemist wanneer alles tegelijk binnenkomt.

Elk extra apparaat is weer iets om te controleren, een extra kans op fouten en kostbare tijd die je team liever aan gasten en gerechten besteedt.

Een koppeling met bezorgplatforms lost dat op.

Wat doet een koppeling met bezorgplatforms?

Met een koppeling tussen je bezorgplatforms en je kassasysteem komen alle online bestellingen op één plek binnen. Thuisbezorgd– en Uber Eats-bestellingen worden rechtstreeks gekoppeld aan je POS, zodat je niet meer tussen verschillende tablets of systemen hoeft te wisselen.

In plaats van een rij apparaten op de balie heb je één systeem dat elke bestelling ontvangt, print en volgt, ongeacht waar deze vandaan komt. Je bezorgkanalen worden zo een vast onderdeel van één overzichtelijke orderflow.

Voordeel 1: Al je bestellingen op één plek

Het grootste voordeel van een koppeling met bezorgplatforms is overzicht. Je hoeft niet langer tussen schermen te wisselen of meerdere tablets te controleren. Bestellingen van Thuisbezorgd, Uber Eats en je eigen kassa komen rechtstreeks binnen in Eatcard.

Voor je personeel betekent dit één werkwijze en één plek om te kijken. Voor jou betekent het dat je restaurant werkt vanuit één centraal systeem, in plaats van met een verzameling losse apps die niet met elkaar communiceren.

Voordeel 2: Rechtstreeks naar de keuken, zonder dubbel werk

Zonder koppeling moeten bezorgbestellingen vaak van een tablet worden afgelezen en daarna opnieuw in het keukensysteem worden ingevoerd. Dat kost tijd en juist bij die handmatige stap ontstaan fouten.

Met een Thuisbezorgd- of Uber Eats-koppeling gaan bestellingen automatisch naar je keukenprinter of Kitchen Display System. Je team kan direct beginnen zodra een bestelling binnenkomt, zonder opnieuw invoeren en zonder vertraging. Op een drukke avond leveren die bespaarde seconden extra capaciteit op.

Voordeel 3: Minder fouten, meer controle

Iedere keer dat een bestelling handmatig wordt overgenomen, bestaat de kans op een fout: een vergeten item, een verkeerd bericht voor de bezorger of een gemiste allergenenopmerking. Door je bezorgplatforms aan je kassasysteem te koppelen, vervalt die extra handmatige stap. Alle ordergegevens komen automatisch op de juiste plek terecht.

Omdat alle bestellingen via één systeem lopen, houd je volledig overzicht over je operatie. Minder losse systemen betekent minder fouten en meer controle over elk verkoopkanaal.

Voordeel 4: Realtime status voor personeel en gasten

Een soepel bezorgproces werkt alleen wanneer iedereen goed geïnformeerd is. Met een koppeling met bezorgplatforms worden orderstatussen realtime gesynchroniseerd en centraal beheerd. Je keuken ziet welke bestellingen in voorbereiding zijn, je personeel volgt de voortgang zonder steeds navraag te doen en gasten blijven op de hoogte van hun bestelling. Dat zorgt voor rust tijdens de service en minder vragen over de bezorgstatus.

Voordeel 5: Elke bestelling duidelijk herkenbaar

Wanneer bestellingen van verschillende platforms in één systeem binnenkomen, moet je team direct kunnen zien waar ze vandaan komen. Daarom wordt elke bestelling voorzien van het logo van het bezorgplatform. In één oogopslag ziet je personeel of een bestelling via Thuisbezorgd, Uber Eats of je eigen bestelwebsite is geplaatst. Zo kan iedere bestelling op de juiste manier worden verwerkt, zonder twijfel of vertraging.

Bezorgbestellingen eenvoudig geregeld

Bezorging moet je restaurant laten groeien, niet voor extra chaos in de keuken zorgen. Met een koppeling met bezorgplatforms breng je Thuisbezorgd, Uber Eats en andere online bestelkanalen samen in één systeem.

Alle bestellingen komen op één plek binnen, gaan automatisch naar de keuken en blijven inzichtelijk voor je team en je gasten. Wanneer je bezorgplatforms al gekoppeld zijn aan je kassasysteem, is de volgende stap eenvoudig: een eigen afhaal- en bestelwebsite. Bestellingen via je eigen kanaal komen dan commissievrij binnen, in precies dezelfde orderflow.

Wil je Thuisbezorgd en Uber Eats koppelen aan je kassasysteem? Plan een demo en ontdek hoe Eatcard jouw bezorgbestellingen eenvoudiger maakt.

Bouw op een systeem dat je kunt vertrouwen

Je kassasysteem is het kloppend hart van je horecazaak. Het verwerkt elke bestelling, registreert elke betaling en houdt je administratie op orde. Juist daarom mag je erop vertrouwen dat zo’n systeem klopt, tot op de cent.

Op 29 juni 2023 heeft Eatcard POS het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem ontvangen van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen. Daarmee is onafhankelijk bevestigd dat ons systeem voldoet aan de eisen die je aan een afrekensysteem mag stellen.

Wat is het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem?

De Stichting Betrouwbare Afrekensystemen is een onafhankelijke organisatie die zich inzet voor betrouwbare en transparante afrekensystemen in Nederland. De stichting toetst kassasystemen aan een vaste set kwaliteitseisen en kent het Keurmerk Betrouwbaar Afrekensysteem toe aan systemen die daaraan voldoen.

Het keurmerk is geen formaliteit. Een systeem wordt onafhankelijk getoetst op onder andere betrouwbaarheid, veiligheid en de correcte registratie van gegevens. Pas wanneer een systeem aan al deze eisen voldoet, mag het het keurmerk dragen. Zo weet je dat een gecertificeerd systeem niet alleen door de leverancier zelf goed wordt bevonden, maar ook door een onafhankelijke partij.

Voor de Belastingdienst en voor ondernemers is dit keurmerk een herkenbaar signaal: het afrekensysteem registreert transacties precies zoals het hoort, zonder ruimte voor fouten of manipulatie.

Waarom is een betrouwbaar kassasysteem belangrijk?

Een kassasysteem doet meer dan afrekenen. Het vormt de basis voor je omzetadministratie, je btw-aangifte en je inzicht in hoe je zaak draait. Als die gegevens niet kloppen, heeft dat direct gevolgen voor je bedrijfsvoering.

Een betrouwbaar systeem registreert elke transactie volledig en juist. Dat geeft je rust tegenover de Belastingdienst, omdat je administratie aantoonbaar op orde is. Maar het geeft je ook rust in je dagelijkse werk: je weet dat de cijfers die je ziet, de cijfers zijn waarop je kunt sturen.

Daarnaast speelt veiligheid een rol. Een afrekensysteem verwerkt gevoelige gegevens en draait vaak op meerdere apparaten tegelijk. Je wilt dat die gegevens beschermd zijn en dat het systeem stabiel blijft, ook tijdens je drukste momenten.

Eatcard POS ontvangt het keurmerk

Op 29 juni 2023 is het certificaat overhandigd aan Eatcard. Daarmee voldoet Eatcard POS aantoonbaar aan de eisen van de Stichting Betrouwbare Afrekensystemen op het gebied van betrouwbaarheid, veiligheid en correcte registratie van gegevens.