Tips

6 Manieren Hoe Restaurants met Voorraadtekorten Moeten Omgaan

Als we over een industrie hebben die zeer hard is getroffen door de Covid-19 pandemie is wel de Horeca Industrie. Waar de ondernemers telkens weer zich moeten wenden aan nieuwe maatregelen vanuit de overheid en eisen van de restaurantbezoekers, terwijl de restaurantbezoekers na de heropening van de horeca met veel enthousiasme de ondernemingen één voor één weer zijn gaan bezoeken. Deze heropening is nog lange na niet ondernemen als van oudsher door met name ook de tekort aan voorraad van alle leveranciers.

22 oktober, 2021

Wat zit achter de voorraadtekorten van de restaurants?
In de afgelopen tijd zijn de restaurants al in moeilijke wateren met het als maar groeiende personeelstekort. Hier bovenop hebben de restaurants ook nog eens te maken met een extreem tekort aan voorraad bij allerlei leveranciers. Dit varieert van sushi rijst tot kersen, van fristi’s tot cola light, van afhaalbakjes tot thermoprinters voor in het restaurant. Ondernemers hebben de nieuwe realiteit moeten accepteren waar de levering vertraagd wordt of geheel niet leverbaar zijn. Naar verwachting zal deze trend zich nog voorts zetten in de nabije toekomst. Daarom is het van belang voor de restaurants om vandaag de dag al stappen moeten ondernemen om deze tekorten en vertragingen in de leveringscondities zo goed mogelijk voor te bereiden.


De voorraadtekorten binnen het gehele horeca sector heeft te maken met vele factoren. Dit varieert van gestegen vraag vanuit de markt tot vertragingen vanuit de productiekant die een hele bottlenecks kunnen veroorzaken binnen de gehele keten. Hieronder geven we een paar cruciale punten die de tekorten mede hebben veroorzaakt, om extra context te geven zodat je beter kunt anticiperen op tekorten in de toekomst.

Grote toename van de vraag uit de markt
Inmiddels zitten we tegen het einde van de 2de jaar van deze pandemie. Men heeft intussen al een beter begrip hoe de virus zich verspreid. Ook is de populatie in grote delen inmiddels al gevaccineerd. Dit heeft er gezorgd dat er weer moed in de markt zit waar de restaurantgangers massaal op uit trekken. Voor vele ondernemingen is dit een grote ommezwaai van de operatie, gezien de aanzienlijke gevolgen van de lockdown. Je moet immers nieuwe personeel vinden, inventaris opvullen, de leveranciers allemaal weer optrommelen. En dat allemaal naleven aan allerlei maatregelen die de overheid voorschrijft. Dit laat zien dat ondernemingen niet simpelweg die omschakeling overnacht gemaakt kunnen krijgen.

Personeelstekort
Waar de restaurants te maken hebben met personeelstekort, geldt uiteraard ook voor de gehele logistiek keten. Denk aan boerderijen, fabrieken, voorraad huizen en distributiecentra en transportbedrijven. Dit heeft natuurlijk met verschillende factoren te maken. Zoals de zorg van gezondheid van personeel, de steeds toereikende overheidssteun voor de WW, tekort aan kinderopvang en stress op de werkvloer door deze exacte personeelstekort. Maar macro-economische factoren spelen hier ook een rol in. Waar de “baby boomers” op pensioen gaan van de horeca logistiek sector, zijn er niet genoeg aanbod vanuit de jongeren generatie die hen vervangen. Ook is er een tekort aan expertise in de gehele industrie, waar de technologie en de logistieke keten hoog opgeleide personeel vereisen. 

Vracht bottlenecks door de gehele Supply Chain
Door strengere COVID-19 restricties, fabrieken sluitingen, verstopping op schip routes, de recente aanpassing naar efficiënte productieprocessen hebben veroorzaakt dat er vele knelpunten zijn in de gehele logistiek van de horeca. Dit is bijvoorbeeld al te merken in de vertragingen in de vrachtschepen die over de oceanen varen. In vele landen konden de vrachtschepen alleen terugkeren met een volle vracht. Dat wil zeggen dat er veel containers tekort komen om de goederen op tijd te kunnen leveren. Dit zorgt voor massaal tekorten in de voorraad van goederen en componenten. 

Tips om met de voorraadtekorten om te gaan 

Het is een vrij onmogelijk uitdaging om de toekomst te voorspellen wanneer er weer voldoende voorraad komt voor jouw artikelen, of wanneer alle restricties terug naar van oudsher gaan. Er zijn wel aanpassingen waar horecaondernemers kunnen uitvoeren om door deze onzekere tijd te komen:

1. Werk met een flexibel digitaal menu.
Doordat er een groot onzekerheid speelt op de voorraad, is het verstandig om een kleine digitaal menu aan te bieden dan dat je normaliter zal doen. Dit heeft niet alleen voordelen in de dag tot dag gang van zaken binnen de keuken. Maar ook is het dé manier om de verwachtingen van jouw restaurantbezoekers te beheersen. Zo maak je het werk van je collega’s nog wat efficiënter, doordat zij de met producten gaan werken die WEL voorradig is en zijn er minder ingrediënten om rekening mee te houden wat betreft voorraad en voorbereiding. Omdat het digitaal menu binnen handbereik aan te passen is en elke aanpassing in mum van tijd aangepast kunnen worden met een paar klikken.

2. Gebruik vervangende ingrediënten
Als het verwijderen van bepaalde gerechten van jouw menukaart onmogelijk is, ga dan de uitdaging aan om vervangende ingrediënten te vinden voor jouw gerechten. Als bijvoorbeeld de levering van jouw standaard tortilla wraps niet mogelijk is die op basis van meel en bloem zijn gemaakt, overweeg dan eventueel het gebruik van tortilla’s die gemaakt zijn van groente. Dit geeft ook nog eens een mooie kleur aan jouw gerecht naast dat het ook even lekker of lekkerder smaakt. Als vervangende ingrediënten niet bestaan, dan kan je altijd nog overwegen om het gerecht compleet van jouw menu te schrappen en een nieuw gerecht te bedenken waar alle ingrediënten wel te bestellen zijn. Ook hier kan je met het werken met bijvoorbeeld het digitaal menu van Eatcard makkelijk een update te geven. Verander simpelweg de ingrediënten of gerechtsomschrijving voor het gerecht. Zo is jouw gerecht op elk menu die je online hebt staan aangepast.

Boek hier een consultatie in. 

3. Blijf communiceren met jouw gasten
In onzekere tijden is het altijd belangrijk om juist duidelijk te communiceren naar jouw gasten toe. Wanneer je bepaalde gerechten door de voorraadtekort niet kan serveren, of drank niet op voorraad is, communiceer dit dan direct aan de gasten in jouw restaurant. Let ook op gerechten die je online op jouw webshop hebt staan, dit dient ook volledig up to date zijn. Hierdoor voorkom je het ongemak voor jouw gasten dat zij gerechten bestellen die je uiteindelijk helemaal niet kan bereiden. Informeer dan ook jouw restaurantbezoekers over de servicetijden en of personeelstekort ervaar op die dag. Vraag hen om geduld in deze onzekere tijden en dat je je best doet met het personeel dat er wel is.

4. Focus op je margemakers
Er is geen beter moment om de cijfers in te duiken en analyses te maken van welke gerechten op jouw menu nou de echte margemakers zijn en welke minder winstgevend zijn. Dit is vooral handig om achter te komen op welke gerechten je meer aandacht moet geven in de promotie en welke producten juist te vervangen. Daarvan krijg je ook inzicht welke gerechten je eventueel de prijzen kan verhogen in verband met de voorraadtekort, of welke gerechten aangepast moeten worden zodat zij meer marges gaan maken voor jou. Duik dan vooral in de database van al jouw gegevens van verkopen en van al jouw  verkoopkanalen. Deze insights geven jou voldoende inzicht om een overwogen keuze te maken tussen hardlopers en margemakers.

5. Geef nieuwe leveranciers een kans
In alle ondernemingen is het belangrijk om relaties te onderhouden en een sterke relatie op te bouwen met jouw leveranciers. Maar het kan geen kwaad om nieuwe leveranciers in jouw kring een kans te geven, wanneer je een echte tekort hebt. Want wat de één te weinig heeft, kan de andere leverancier het toevallig wel op voorraad hebben. Een tactiek is dan ook om bij meerdere leveranciers eenzelfde order te plaatsen van hetzelfde product, in de hoop dat één van hen het eerder kan leveren. Uiteindelijk is het ook niet opmerkelijk als je de lokale boer benadert om direct van hen af te nemen. Zo kan je het ook weer promoten dat het ecologisch verantwoord wordt ingekocht.

6. Focus op wat je wel kan controleren
Knelpunten en vertragingen in levering vanuit de logistiek is niet fijn voor alle partijen binnen de horeca industrie. Dit geeft natuurlijk ook frustraties binnen het personeel en bij jouw restaurantbezoeker eveneens. Gezien dat de oplossingen voor deze tekorten nog even niet in zicht zijn, is het belangrijk voor ondernemers te richten op wat zij wel juist kunnen controleren. Gebruik dus juist van flexibele digitale menu’s die je makkelijk kan aanpassen wanneer je dat moet. Ga met je team alle gerechten na welke ingrediënten en of gerechten vervangen moeten worden afhankelijk van de te leveren voorraad. Behoud ook een hoge graad van communicatie met jouw personeel, leveranciers en restaurantbezoekers ten alle tijden.

Er verandert veel in rap tempo. Niet alleen omdat de lockdown en maatregelen ons een nieuw gedrag heeft geconditioneerd. Maar ook de vooruitgang van technologie en wat dat allemaal mogelijk maakt. Alleen loopt de horecasector enorm achter in termen van adoptie van deze technologie. Daar moet men vooral meer inlezen hoe de technologie kan bijdragen tot een beter resultaat, hoger omzet en meer personeel behoud en tevredenheid.

EatCard houdt zich bezig met alle bovenstaande punten en biedt daarin oplossingen voor ondernemers die de volgende stap willen zetten. Zodat je als ondernemer uiteindelijk meer onderaan de streep overhoudt en efficiënter te werk gaat. Terwijl je alle data zelf kan behouden en uiteindelijk de nuttige informatie zelf kan inzetten. Benieuwd hoe we te werk gaan? Boek dan een consultatie in met één van onze adviseurs.

Stel je voor … een wereld waar alles geautomatiseerd wordt en alle bestellingen precies worden verwerkt en bij de juiste keuken station uit komt. Gasten die zichzelf inchecken en bestellen met de juiste informatie. Dit allemaal binnen één ecosysteem op één platform. Dat is Eatcard! Al jouw orders in één scherm zichtbaar. Daarnaast heb je ten alle tijden overzicht in het proces van al jouw collega’s.

Enthousiast geworden over Eatcard of heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.

Telefoonnummer: 073 711 0976
E-mail: info@eatcard.nl

5 FOOD WRAP UP VAN 2021 & TIPS VOOR 2022

11 januari, 2022

EATCARD Deep Dive: Meest Efficiënt Opzet voor Lunchrooms

21 december, 2021

EATCARD Deep Dive: 5 Redenen waarom Bestelzuilen zoals de McDonalds ook voor kleine Snackbars een “No Brainer” is!

9 december, 2021