Blog Deep Dive
Deep Dive 10 maart, 2022

De meest efficiënte opzet voor lunchrooms

Lunchroom eigenaren hebben veel vragen die ze graag beantwoord willen hebben wanneer zij met een technologieplatform als Eatcard willen samenwerken. De vragen variëren van het updaten van de menu’s, het instellen van de kiosk self-order, tot het bedienen van de Eatcard POS All-in-one Kassa. Maar de keuze dat in alle waarschijnlijkheid het meest gaat opleveren voor de onderneming om het pakket Lunchroom Essentials van Eatcard aan te schaffen en als volgt te werken.

In dit artikel gaan we uitwerken hoe Foodcorners of Lunchrooms het beste kunnen omgaan met Eatcard Essentials van pakkende kiosk displays tot het uitchecken van jouw bezoekers. Dit door middel van een fictief lunchroom als voorbeeld te geven. Eerst wordt een algemene scenario geschetst, waarna de workflow is omschreven. Vervolgens wordt alle Eatcard hardware opgesomd die nodig zijn voor de meest efficiënt en kostenbesparend de dag tot dag activiteiten uit te kunnen voeren. Tenslotte, hoe je het meeste uit de Eatcard pakket kan halen.

Fictief Case Study van een Lunchroom: “Lunch at Daisy’s [LAD]”

“Lunch at Daisy’s” (LAD) bevindt aan een drukke winkelcentrum, die tevens ook aan de centrale station grenst van een grote drukke stad. De openingstijden zijn van 10.00 tot 20.00. LAD heeft binnen in het lunchroom zo een 10 tal tafels en 8 tal tafels die zij in een gezamenlijke terras stukje kunnen uitzetten aan dit winkelcentrum. Dit gezamenlijke terras is gedeeld en aangrenzend aan andere horecazaken die ook omringt. LAD staat bekend om de tosti’s die een aziatisch & mediterraans tintje hebben. Verder hebben zij een groot uitlopend assortiment aan gezonde smoothies in homemade yogurt bowls.

Het hele assortiment willen ze vanaf nu ook laten afhalen en online gaan aanbieden, door alle maatregelen die veel beperkingen hebben gelegd op de reguliere vaste gasten. Eventueel willen ze overwegen om de gerechten en heerlijke sapjes thuis te laten bezorgen in samenwerking met derde partijen als UberEats of Deliveroo. Dit heeft te maken dat het personeelsaanbod op de markt zeer gering is tegenwoordig. Daar is het eten laten bezorgen aan deur helaas niet mogelijk. Het rooster maken vergt al veel stress, omdat de oproep moeilijk in te roosteren is, doordat je altijd onderbezet bent. Dit wil ook zeggen dat je in de praktijk handjes te kort komt om de hele zaak effectief draaiende te houden.

Workflow van LAD voor de Eatcard implementatie

Alle voorbereidingen en gerechten van LAD dienen in feite achter de verlengde bar te gebeuren. In deze bar is een kleine vitrinekast ingebouwd, voor de ingrediënten van de tosti’s en yogurt. Hier staat een centrale kassa printer, die tevens ook de rekening uitdraait. Op de bar staat ook een kleine kassa om alle orders aan te slaan. Verder als men omdraait is er een espressomachine voor de koffie en macchiato’s. Daar naast staat er een klein station voor al de tosti’s. In de praktijk dient er altijd minimaal twee hulpkrachten achter de bar te staan om alles in te voeren en voor te bereiden. Daarbij dient er minimaal twee hulpkrachten het terras en de lunchroom bij te houden. Dit in verband met de terrasdeel die een kleine afstand lopen is vanaf de bar. Alle orders dienen in de huidige POS ingevoerd te worden. Uiteindelijk moeten de bonnen verdeeld worden aan degene die de order gaat maken, afhankelijk van wat er nodig is. De orders worden dan ook met pen en papier opgenomen als men aan het terras of in de lunchroom plaats neemt. Degene die aan de vitrine komt bestellen om mee te nemen kan dat direct doen bij het personeel aan de POS.

Omdat het aan de centrale treinstation grenst zijn er bepaalde momenten een grote piek voor de werkdruk. Immers men wilt bepaalde gerechten of smoothies onderweg consumeren. Doordat de smoothies en yogurts veel componenten hebben, vormt er momenten van 12.00 en 17.30 uur een grote wachtrij binnen en buiten LAD. Waardoor uiteindelijk op deze momenten erg chaotisch kan ogen en het personeel onder extra druk komt te staan. Daarnaast is dit ook tegen de maatregel van 1,50 meter afstand. In de praktijk is het lastig de gasten daar op aan te wijzen, die dan ook gehoor ervoor hebben. Vanwege het personeelstekort is het ook vereist dat de hulpkrachten meerdere taken moeten verrichten dan ze normaal gewend zijn. Zij moeten dan tussen de kassa, het tosti’s maken, en de bestelling in springen. Terwijl zij de gasten instructies moeten geven wat zij horen te doen in verband met de nieuwe maatregelen.

Efficiënt werken met Eatcard setup

Aangenomen van de bovenstaande scenario, kan de volgende opzet LAD het meest vooruit helpen. Niet alleen komt er een grote kostenbesparing binnen een jaar te realiseren. Maar zal er met meer efficiëntie gewerkt kunnen worden met beperkt aantal personeel dat er aan het werk is.

Aandacht en kostenbesparing met Eatcard Kiosk:

Het eerste wat op moet vallen zijn jouw KPI’s en producten die je de meeste marges geven. Met het eerste wat men opvalt als je door het winkelcentrum loopt zijn de interactieve displays van deze Self-Order Kiosks. Je kan zelf gemakkelijk met een paar drukken op het knop deze afbeeldingen a la minute aanpassen. Ideal geval zet je er minimaal twee a drie kiosks neer. Dit voornamelijk in de looppad van de gasten. In geval van LAD kunnen zij twee kiosks installeren die bij de ingang al staan. Zo kan je de aandacht al gelijk pakken van de passanten en jouw gasten. Dit scheelt al 1 FTE. 24/7 beschikbaar en online tot jouw gebruik om orders te ontvangen.

Dit vermindert de rij aanzienlijk omdat men met een vlug overzicht de keuzes vertoond krijgt op een interactieve display. Daarna kan er gelijk afgerekend worden met Pin, Mastercard, Alipay. Bovendien kan de Self-Order Kiosk de juiste upselling en bijgerechten vertonen afhankelijk van jouw gewenste instellingen. Daarnaast voelen de gasten niet opgejaagd door de rij achter zich terwijl zij de keuzes maken. Doordat veel bestellingen bij de ingang al worden opgevangen, bespaart het tijd voor het personeel achter de POS. Tijd waar men normaal een keuze moet maken en dat valt soms niet mee hoe snel mensen weten wat ze willen. Tijd met het correct aanslaan en daarna afrekenen van de bestelling. Zo wordt er met de juiste instructies geen enkel bestellingen meer aan de POS gedaan, behalve als het echt contant afgerekend dient te worden. Dezelfde persoon heeft nu tijd over om zich volledig in te zetten met het bereiden van de orders.

Nooit meer foute bestellingen met Eatcard QR-Table Order:

Gezien de aanzienlijke oppervlakte dat de bediening moet dekken met het terras en binnen de lunchroom van LAD, is de uitkomst van QR Table order een reddingsboei wanneer men erg onderbezetting heeft. In het algemeen bespaart het zo 5 minuten van orders opnemen per tafel per bestelling. Daarnaast wordt er ook geen fouten meer gemaakt, van de order opnemen tot het invoeren van de order. Verder wordt de enkele POS niet overbezet door de orders die normaal door komen van gasten aan de balie, maar ook de gasten die de orders van de tafels hebben opgenomen. En het meest belangrijke voordeel van de QR Table Order, is dat de gasten kunnen bestellen wat ze willen wanneer ze willen, vanaf welke plaats dan ook. Op deze wijze worden alleen de juiste gerechten gemaakt en kunnen de hulpkrachten zich volledig richten op het maken en brengen van deze bestellingen. Ook wordt de volledig menukaart weergegeven hoe je die instelt per tijdsblok. Als er bepaalde aanbiedingen zijn of seizoensgerechten kan dit op de juiste timing worden vertoond. Dit kan allemaal automatisch worden vertoond. Daarnaast bespaart het ook het drukken van een menukaart. Gemiddeld besteedt jouw personeel 2 a 5 minuten om de menukaart schoon te maken. Naast het besparen van de drukkosten, worden er tenslotte ook veel bonnen en papier bespaard. Wat je bedrijf uiteindelijk weer duurzamer maakt.

Raak nooit meer bestellingen kwijt met Eatcard KDS en Orderstatus scherm:

Het liefst wil je dat jouw orders die je moet maken voor jouw neus verschijnt en daar blijft tot je het klaar hebt. Daarom is een Kitchen Display System de ideale uitkomst hiervoor. Ongeacht waar de order wordt ontvangen, je kan dit zelf doorsturen naar de juiste werkstation. Voordeel is in drievoud.

Allereerst, raak je zo geen enkel bestellingen kwijt. De bestelling gaat van QR code, Kiosk, of Webshop gelijk naar de KDS. Daartussen is er geen enkel ander schakel meer. Ten tweede, maakt men geen fouten meer en worden opmerkingen en eisen altijd vertoond bij HET juist gerecht of drankje. Een menselijke fout die in de praktijk helaas vaker voorkomt. Ten derde, de KDS houdt alle Data bij vanaf de installatie. Dit wilt ook zeggen voor bijvoorbeeld hoe lang jouw hulpkracht doet over een bepaald gerecht of drankje. Maar ook hoeveel ingrediënten er doorheen is gegaan voor een bepaalde dag. Dit geeft veel opties voor analyse wat later in dit artikel wordt besproken. In geval van LAD, zien we 3 drie schermen achter de toonbank die veel bijdrage hebben in het proces. Zo hoef je in realiteit haast nooit van jouw werkstation weg, al jouw bestellingen komen automatisch wanneer deze besteld worden. Voor de vitrine is er een scherm nodig voor al jouw smoothies en yoghurts. Voor de “Tosti” werkstation is er één nodig voor alle warme gerechten. Dan ook bij het koffieapparaat.

Uiteindelijk is er een Orderscherm nodig richting de lunchroom, die alle orders afroepen die klaar zijn om opgehaald te worden. Zo hoeft degene die de orders klaar heeft simpelweg op de KDS te drukken en dan zal het orderscherm dit vertonen met het juiste ordernummer. Zo bespaart het ook om de order op te roepen, en te wachten tot de gasten dit ophalen. Voor de volledigheid kan LAD een Runner Scherm aanschaffen, die alle totale orders bij elkaar laat zien in één overzicht. Zodat men goed kan zien tijdens het inpakken van een grote bestelling.

Alle online orders op één scherm met Eatcard Webshop en Online Order Management:

De tijd dat je duizenden euro’s moet investeren om een eigen webshop te bouwen door een ICT’er is voorbij. Met Eatcard Webshop heb je binnen een dag jouw webshop geïntegreerd in jouw eigen website. Binnen deze module is alles te beheren wat je maar ook nodig hebt voor afhaal of maaltijd bezorgen. Voor “Lunch at Daisy’s” betekent dat zij in een mum van tijd de webshop online hebben. Aangezien je binnen het Eatcard platform de menu’s maar één keer hoeft aan te maken om beschikbaar te stellen voor alle Eatcard oplossingen. Zo kan LAD onder andere haar straal bepalen of postcodes waar zij bezorgen. Vanaf welk minimum bedrag en gratis vanaf welk bedrag.

Ook kan LAD eigen riders aanmaken binnen Eatcard, die de bezorgingen uitvoeren. Je kan dan vanaf 1 dashboard zien welke riders binnen je fleet welke bestelling gaan doen en waar ze bevinden op een real-time map. Ook worden er prestaties bijgehouden van elke rider, zodat je kan zien wie de meeste bestelling het snelste heeft bezorgd. Er is ook een “heat” map aanwezig om indicatie te geven van real-time welke wijk de meeste bestellingen doen bij LAD. Uiteraard wordt in de backend alle data bijgehouden voor de toekomstige analyse.

De afweging om vermelding te hebben op derde partijen voor maaltijd bezorgen zoals UberEats, is verleidelijk als uiteindelijk niet allerlei verschillende schermen en printers hebben waar de orders op uit komen. Met Eatcard Online Order Management kan LAD zo alle bestellingen, inclusief haar eigen bestellingen, op 1 centrale plek laten verzamelen. Ongeacht of zij kiezen om te werken met een eigen fleet voor bezorgen. De use-case voor een Online Order Management systeem is allang bewezen op de markt. Echter wordt er vaak een flink bedrag gevraagd per staffel van bestellingen. Terwijl Eatcard dit met een abonnement kan aanbieden voor de fractie van dat bedrag. Hierbij wordt het boekhouden ook een stuk gemakkelijker. Immers krijg je nu 1 uitdraai opgesplitst per kanaal wat de omzet is, ten opzichte van verschillende stroken of uitdraai opvragen van verschillende kanalen.

De Hub dat alles bij elkaar brengt met Eatcard POS:

Allereerst moet er vermeld worden dat er een directe link mogelijk is als je al een UPTA POS in huis hebt. Echter is het advies om de Eatcard POS aan te schaffen als Hub van alle activiteiten voor de beste prestatie. Dit fungeert als een traditionele POS waar je jouw bestellingen kan plaatsen en rekeningen kan afdrukken. Echter, met Eatcard POS kan je al jouw reserveringen op zien, en indien van toepassing, ook je tafels laten placeren en plannen. Daarnaast is het mogelijk om op de POS alle bestellingen van je eigen kanaal, Thuisbezorgd, UberEats, Deliveroo op laten vertonen met Eatcard Online Order Manager. Ook is dit een centraal beheer om alle bezorgers in de gaten te houden en bestellingen toe te wijzen aan de meest efficiënte bezorger. Daarnaast kan je de POS zelf personaliseren hoe je dit graag wilt zien. Met ook een dashboard om je gehele aanbod snel uitverkocht te zetten of ter promotie te zetten. Een totaal plaatje wat alle aspecten hierboven bij elkaar brengt voor een ultieme overzicht en inzicht. Een totaal dashboard voor alle insights en al jouw geboekte cijfers. Wat aan het einde voor LAD en haar personeel veel tijd kan besparen bij het afsluiten en uiteindelijke administratie.

Hoe je het meeste uit Eatcard kan halen voor je lunchroom

Om dit vraagstuk ‘hoe’ te kunnen beantwoorden gaan we het in drie componenten uitleggen hoe Eatcard uiteindelijk jouw winst uiteindelijk kan verhogen voor jouw onderneming. Namelijk 1. Efficiëntie, daarbij dus ook kostenbesparing, 2. Hoger Omzet behalen, tenslotte 3. Strategisch aanpassingen door Data.

1. Tot de hoogste efficiëntie

Wanneer Lunch at Daisy’s de bovenstaande advies opvolgt en installaties voldoet, heb je de volgende realiteit voor deze lunchroom. Alle bestellingen die normaal bij de toonbank plaatsvinden, worden of via QR scan gedaan of al door de Kiosks opgevangen. Terwijl alle orders die normaal via de tafels of het terras komen worden via de QR doorgegeven. Wel is er altijd een contactmoment om de gasten netjes welkom te heten en alles uit te leggen. Daarna zullen ALLE bestellingen foutloos met de juiste opmerking en bijgerecht worden doorgestuurd naar het werkstation waar het personeel gelijk aan de slag kunnen gaan met deze bestelling. Dit geldt natuurlijk ook voor elk gerecht van een online order. De packer die de totale bestelling inpakt voor maaltijd bezorgen kan nu ook alles ter controle afvinken en nooit iets vergeten mee te geven.

De bovenstaande scenario scheelt extreem veel in de afstand die wordt gemaakt door het personeel. Maar ook is er veel besparing in het voorkomen van foutief bestellingen. Nu wordt alles zonder enig tussen schakel gelijk doorgezet aan het juiste station, geen opmerking die verloren raakt. Ook win je veel tijd door het elimineren van de wachttijd die je normaal wel hebt als je op de gasten moet wachten die hun bestelling weten. Je hoeft ook geen tijd te besteden om foutief bestellingen te corrigeren. Niet eens te vergeten dat je per gerecht die fout gaat, ook al inkoopkosten bespaart. Ook wordt er door het Orderscherm de bestellingen die klaar zijn omgeroepen. De gasten komen dan zelf aan de balie melden om het op te halen.

Zoals je kan waarnemen is er links en rechts veel tijd vrij gekomen. Tijd die normaal besteed zijn aan kleine details die ook makkelijk door de technologie opgelost kunnen worden. Het personeel kan nu zich geheel focus geven aan het verlenen van een uitstekende service en advies. Daarnaast is er ook vrijheid om zonder tussenkomst van kleine activiteiten die je ritme doorbreekt, wanneer je bezig bent met het bereiden van gerechten. Wanneer je aan een stuk kan focussen op wat je doet voor een lange tijd, kan je ook veel meer gedaan krijgen. Vertaald is het terug te zien in de aantal orders die een personeelslid gemiddeld kan voltooien flink zal stijgen. In het geval van LAD, wil het zeggen dat zij desondanks het personeelstekort even hoge output kunnen leveren hierdoor.

2. Realiseren van hoge omzet

Voortgeborduurd van de vorige punt met de efficiëntie dat behaald wordt, wil dus ook zeggen dat er een hogere output behaald kan worden met minder personeel. Het personeel heeft meer onafgebroken toegewijde tijd aan enkel en alleen het productieproces. Zo kan er meer gemaakt worden binnen dezelfde uur dan voorheen.

Maar de belangrijkste voordeel van alles, is omdat de menukaart online staat en alle daarbij komende voordelen. Het is al lang vastgelegd dat wanneer men een intuïtief digitale menu zelf in handen heeft, veel meer bereid is om te bestellen. Daarnaast is de keuze ook sneller gemaakt. Dus kan er tijdens een piekmoment wat de bestelling is per minuut zo belangrijk is, juist belangrijk dat er meer orders worden afgehandeld. Doordat je ten alle tijden het juiste bijgerecht en upsell mogelijkheid kan tonen, behaal je altijd dat percentage meerwaarde per bon. Immers kan men in ieder geval de suggestie krijgen, en daarop in spelen. Als ondernemer kan je ook met de Eatcard oplossingen altijd jouw meest “Most Wanted” items aanpassen. En allerlei verschillende promoties opzetten om nog meer omzet te triggeren. Aangezien het een hardware is die deze keuzes en handelingen verricht, is er altijd een precisie. Daarnaast zijn deze hardware onuitputtelijk en altijd aanwezig.

3. Rendement in een all-in Eatcard wereld:

Vanaf het eerste moment dat men Eatcard in gebruik neemt wordt er data bijgehouden. Dit wil dus ook zeggen zo gauw je de Eatcard oplossingen na een maand in gebruik hebt, ook gelijk inzichten hebt tot je onderneming. Allereerst kun je jouw piekmomenten stippelen. Je ziet in je omzetstromen terug welke tijdstip het hoogste omzet oplevert en vanuit welke kanaal. Zo kan je bijvoorbeeld anticiperen door extra personeel in te zetten voor terras in de middag of juist extra riders vanaf 1700 voor maaltijd thuisbezorgen.

Ook zie je welk product categorieën of gerechten het meest verkocht worden op welke momenten van de dag. Zo kan je tweevoudig je assortiment sturen. Wil je een bepaald gerecht of product meer verkopen, omdat deze de meeste marge hebben of dat je de voorraad op wil maken. Maar aan de andere kant kan je daarnaast extra upsell bereiken door op het juiste moment van de dag of product aanbod dit tijdig aan te bieden. Dan kan je de voorbereiding ook correct op afstemmen. Zodat je die drukte en piekmoment optimaal kan opvangen met jouw voorbereiding en productie. Ook kan je jouw gasten sturen om deze piekmomenten op te vangen. Door bijvoorbeeld te stimuleren om vooraf te bestellen voor een toekomstige datum en tijd.

Bovendien kan je met de juiste analyse uitvoeren voor bepaalde handelingen om dit nog efficiënter te maken. Zo zie je dat er eventueel bepaalde activiteiten juist gecombineerd kunnen worden en sommige activiteiten juist gesplitst kunnen worden. Immers is het personeel vaak geconditioneerd om bepaalde handelingen te doen die voorheen nodig waren, maar in geval met alle technologieën eventueel overbodig kunnen zijn. Maar zoiets kan je pas realiseren als je bijna geheel stopt met bepaalde handelingen.

Mocht het zover zijn en LAD besluit uit te breiden naar meerdere locaties. Dit is allemaal makkelijk in te zien met Eatcard insights. Zo heb je in een paar drukken op de knop alle inzichten tot je beschikking van elke locatie.

Eatcard zal in de nabije toekomst verwerkt worden dat je per werkstation en waiter-app de prestatie bij kunt houden. Maar ook wordt het verbruik van de ingrediënten bijgehouden per gerecht. Daarop kan je het voorraadbeheer op baseren en jouw bestellingen nog efficiënter uitvoeren.

Bovenstaande oplossingen zijn maar een fractie van wat Eatcard kan betekenen voor jouw onderbezetting.
Laat ons jouw ontzorgen in je dagelijkse horeca bezigheden!

Ons Sales team kan jouw operaties vergemakkelijken en jou in een mum van tijd helpen opstarten met de juiste oplossingen. Helemaal gepast voor jouw onderneming!

Telefoonnummer: +31 (0)73 711 09 76
E-mail: info@eatcard.nl

  • Deep Dive
  • 10 mei, 2022

5 Overwegingen die No-Shows kunnen voorkomen! Kosten kunnen oplopen tot 54k per jaar

  • Hospitality
  • 11 maart, 2022

5 oplossingen voor personeelstekort in je horeca onderneming

  • Deep Dive
  • 11 maart, 2022

5 redenen waarom bestelzuilen ook voor kleine snackbars een “no brainer” is!