Blog

EATCARD Deep Dive: Customer Journey van Booking tot Uitchecken

Restaurant Managers hebben veel vragen die ze graag beantwoordt willen hebben wanneer zij met een technologieplatform als Eatcard willen samenwerken. De vragen variëren van het updaten van de menu’s, tot het instellen van de reserveringsmodule en het bedienen van een handheld voor de bediening. Maar de keuze die in alle waarschijnlijkheid het meeste gaat opleveren voor de onderneming, is het Essentials pakket van Eatcard.

In dit artikel gaan we uitwerken hoe restaurants het beste kunnen omgaan met Eatcard Essentials. We lopen het proces langs vanaf het plaatsen van een reservering, tot aan het uitchecken van jouw bezoekers.

5 november, 2021

Het plaatsen van een reservering

Er zijn verschillende kanalen die men kan bezoeken om een reservering bij jouw onderneming te plaatsen via Eatcard. Omdat de reserveringsmodule makkelijk te implementeren is voor elke website of hosting, is dit vrij makkelijk in jouw website design te bouwen. Verder zijn er integraties met Google, Foodlovercity of Facebook waar men de reserveringen ook kunt plaatsen bij Eatcard klanten.

Als restaurateur kan je natuurlijk alle condities inzetten voor jouw arrangementen die je aanbiedt of specifieke menu’s. Dit terwijl je volledig jouw tafel en tijd condities zelf kunt beheren met de dag, en alles binnen een paar klikken zelf kunt aanpassen. Maak eventueel tickets aan zodat men ook een aanbetaling kunnen doen op een bepaald menu. Je kunt verder de tafelselectie en gelegenheid laten invullen door de restaurantbezoeker, zodat jouw collega’s van alle eisen en wensen op de hoogte zijn wanneer zij dit gezelschap ontvangen.

Ook kan je checkboxen instellen: Denk aan de gezondheidsverklaring of als je gasten een QR-check hebben. De dagen specificeren met aangepaste openingstijden en dagen dat je gesloten bent. Alles is per arrangement, per tijdsblok, per dag aan te passen. Natuurlijk kun je ook een maximumcapaciteit voor reserveringen die je wilt ontvangen per tijdsblok per dag instellen. Hiermee kun je voorkomen dat je voorbij een gespecificeerde maximumcapaciteit gaat. Na het plaatsen van de reservering kun je op het Eatcard Dashboard instellen hoe de gasten een bevestiging ontvangen. Daarnaast kun je ook de restaurantbezoekers een herinnering erna laten ontvangen met een in te stellen aankondigingstijd. Tenslotte valt het ook in te stellen hoe de gasten mogen annuleren, of dat zij voor een bepaalde tijd voor aanvang niet meer kunnen annuleren.

Hoe komt een reservering binnen?

Wat het Eatcard Platform zo krachtig maakt is dat je elk klein detail zelf kan bepalen en in kan stellen met een paar klikken op jouw dashboard. Daarnaast staan alle Eatcard oplossingen verbonden met elkaar, dit wilt zeggen dat je alle condities die je ook maar hebt voor jouw restaurant maar één keer hoeft in te stellen. Informatie worden geüpdatet en gecommuniceerd op de Eatcard oplossingen die jij hebt aangegeven. Bovendien is er ook een element van Machine Learning en AI dat veel werk van je over gaat nemen en gaat optimaliseren. Hoe langer je met Eatcard oplossingen werkt, hoe beter, en dit komt het best tot uiting als je het gehele ecosysteem in gebruik neemt. Hieronder staat een paar scenario’s besproken wat een ondernemer het beste kunt doen om reserveringen aan te nemen:

Setting 1: Automatische placering met optimaliseren van alle zitplaatsen
Dit betekent dat je per wijk prioriteit kunt geven, en per tafel het juiste aantal personen kan plaatsen waar deze tafel voor dient. Met deze functie zul je altijd 100% bezettingsgraad hebben wat betreft reserveringen. Ook als er maar 1 uur vrij is tussen de reserveringen zal de Eatcard Planner dit ook als optie aanbieden aan gasten die willen reserveren. Let wel dat het automatisch placeren geen voorkeur geeft aan wie deze reservering plaatst maar alleen aan de groepsgrootte. Uiteindelijk kun je als restaurateur zelf alles nog “swappen” tussen de tafels. Mocht er een groot gezelschap reserveren dan zal de Eatcard AI automatisch tafels combineren die bij elkaar in de buurt staan en optellen naar de juiste groepsgrootte. Hier heb je dus nooit meer omkijken naar en je restaurant wordt automatisch maximaal bezet.

In combinatie met de functie aanbetaling bereik je dus een dermate 100% bezettingsgraad aangezien er dan vrijwel geen no-shows meer voor gaan komen. Dit wil ook zeggen dat de gasten al een aangewezen tafel hebben met hun reserveringsgegevens erop. In de praktijk weet het personeel dus waar ze aan toe zijn en wordt voor de gast alle voorkeuren en wensen al voorgeschreven op zijn/haar tafel.

Setting 2: Automatisch placering zonder ingestelde tafel condities
In deze conditie wordt voor alle reserveringen gelijk een tafel toegewezen, maar wordt er niet gekeken naar de groepsgrootte tot maximale capaciteit. Dus een tafel voor vier personen zal ook kunnen toegewezen worden aan een gezelschap van twee personen. Je kunt hier natuurlijk wel nog altijd aangeven welke wijk je voorrang gaat geven om die eerst te vullen met reserveringen. Verder is er met grote groepen altijd de mogelijkheid of je aan de AI wilt overlaten om de tafels te combineren voor die bepaalde groepsgrootte, of dat je deze handmatig zelf gaat toewijzen. Het bovenstaande scenario is vooral handig als jouw restaurant niet met specifieke shiften werkt, of als je jouw gasten wat meer ruimte wilt geven met de tafelgroottes. In de praktijk behoudt de ondernemer in dit scenario de flexibiliteit om tafels zelf in te delen naar voorkeuren en inzichten uit verleden voor bepaalde reserveringen.

Setting 3: Handmatig placeren van tafels
In dit geval geldt het scenario dat je altijd een tafel handmatig wilt toewijzen. Hier heb je de meeste vrijheid om precies het juiste gezelschap toe te wijzen aan de juiste tafel. Een praktische oplossing voor restaurants waar heel veel van de bezoekers vaste gasten zijn met specifieke tafelwensen. Ook kun je in dit geval precies vooraf al bepalen en indelen hoe je elk gezelschap wilt placeren in jouw restaurant. Werk je met een beperkt aantal tafels waaraan gasten kunnen zitten, dan is dit de best aanbevelende instelling voor jouw reserveringen. Alle binnengekomen reserveringen zie je op het eerste gezicht altijd op jouw dashboard. Daar bevinden zich velden met reserveringen die al aan een tafel zijn toegewezen, reserveringen die eerst bevestigd moeten worden en reserveringen die nog een tafel aangewezen moeten krijgen.

Setting 4: Walk-ins
Natuurlijk zijn er ook gasten die helemaal niet hebben gereserveerd, en simpelweg spontaan komen binnenlopen. Sommige mensen houden er nu eenmaal van om reserveringen in persoon te doen of last minute binnen te lopen. Deze categorie van reserveringen vatten we samen onder term “Walk-ins”. Om reserveringen die ter plaatse worden geplaatst te boeken, kun je zowel het plannerscreen gebruiken, als de partner app of the waiter app. In alle drie de gevallen kun je reserveringen precies in zetten hoe je dat wenst voor de betreffende dag met daarbij behorende opmerkingen. Mocht je binnenlopers hebben, dan kunnen deze bezoekers uiteraard gewoon de Eatcard QR-Table order scannen om te bestellen, mocht je dit toestaan.

Ontvangen van de reservering

Het is zover: de dag van de reservering! Gasten ontvangen daarvoor altijd nog een reminder met hun reservering om ze te herinneren aan de tijd en de dag. In de meeste gevallen zijn de reserveringen al verdeeld over de tafels in jouw restaurant. Dus zij hoeven dan alleen ingecheckt te worden door het personeel voordat zij kunnen bestellen aan de QR-Table order.

Eatcard Planner Display
Met de Eatcard Planner display heb je een totaaloverzicht van alle reserveringen. Deze dient natuurlijk ook als een bedieningspaneel om alle reserveringen bij te houden, in te checken en aan te passen. Daarnaast kun je hiermee ook reserveringen die telefonisch binnen komen of walk-ins instellen. Je kunt tevens de tafelplanning aanpassen, mocht je bepaalde gasten op een bepaalde tafel specifiek willen placeren. Zo heb je in één oogopslag alle reserveringen in een overzicht. Daar bovenop zie je welke tafel meerdere zittingen gaat krijgen en op welke tijden dit gaat plaatsvinden. Je kunt op de Eatcard Planner display ook aan laten geven wanneer de laatste ronde omgeroepen moeten worden en wanneer jouw personeel de rekening dient te brengen voor het einde van de shift. Er loopt ook een klok die real-time alle zittingen bijhoudt. Daarmee kun je snel zien welke gasten te laat zijn, of wanneer gasten over hun shift heen zitten. Verder heb je ook de mogelijkheid tot: Chatten met gasten, zetten van opmerkingen, tafels combineren en heb plaatsen van icoontjes die de status of het gedrag van gasten aan kunnen duiden.

Eatcard Waiter App
De beste vriend van elke bediende is een app op zak hebben die op elk gewenst moment een order kan plaatsen. Of die in kan zien welke reserveringen nog aankomen, en er nog een reservering in wilt zetten. Wanneer de gasten bij de ingang inchecken kun je de waiter app gebruiken om de reservering op te zoeken en de desbetreffende gast in te checken. Dat geldt dus ook als je walk-ins hebt die je wilt ontvangen. Met enkele klikken heb je deze reservering dan al met je waiter app geplaceerd op de juiste tafel.

Eatcard QR-Table Order
Een QR-Table maakt gebruik van een digitale menukaart waarin bestellingen worden geplaatst. De Eatcard QR-Table Order is de enige in zijn soort die door het gebruik van AI & machine learning je bezoekers door en door kent. Het is vanzelfsprekend dat als je meerdere oplossingen van Eatcard afneemt, er gaandeweg meer data wordt verzameld over de restaurantbezoeker. Er kan dan bezoekersgedrag worden herkent per tijdsvak of datum. Dit maakt het mogelijk om een terugkerende bezoeker een persoonlijke boodschap voor te schotelen. Denk hierbij aan ‘Goedemiddag, Meneer Jansen’. Maar hier blijft het niet bij: Als Meneer Jansen bepaalde dieetwensen of specifieke voorkeuren heeft wordt dit vooraf al gesuggereerd. Een groot verschil ten opzichte van de traditionele manier van bestellen: Meneer Jansen moet keer op keer uitleggen dat hij een lactose en gluten allergie heeft.

Boek hier een consultatie in. 

Bestellen en bestellingen verwerken 

Oke! Je hebt nu de juiste tafel aangewezen voor je bezoekers en ze zijn klaar om te bestellen. Hoe zit het nu met het presenteren van jouw menu’s en het plaatsen van een bestelling? Hoe worden deze bestellingen vervolgens verwerkt? Hieronder lees je hoe dit proces in zijn werk gaat. Als laatste bespreken we hoe men kan afrekenen en je ze kunt uitchecken.

Efficiëntie Eatcard QR-Table Order
In onze andere blogs hebben we al behandeld waarom het gebruik van een QR-Table order van essentieel belang is voor een vlekkeloze operatie in jouw restaurant. Belangrijke voordelen zijn de vermindering van het gebruik van papier plus dat alle ingevoerde voorkeuren van de bezoeker direct naar een printer of KDS (Kitchen Display System) gaan in het restaurant. Daartussen zullen er gegevens verloren gaan en is miscommunicatie over een bestelling verleden tijd. Door het online menu kunnen alle specificaties en wensen correct worden verzonden en ontvangen door het restaurant. Je slaat hiermee niet alleen veel stappen over, er is ook nog eens een directe link met de oorsprong van de bestelling en degene die het dient te ontvangen.

De Eatcard QR-Table functie heeft een voorsprong geeft ten opzichte van andere spelers in de markt. Alles staat namelijk in verbinding met elkaar: De ingevoerde keuzes van de bezoekers worden direct doorgestuurd naar het gehele Eatcard Ecosysteem. Dit wil dus zeggen dat je hiermee gelijk toegang krijgt op alle menu artikelen en alle data die is verzameld. Voor zowel het restaurant als de gebruiker is dit een enorm voordeel. Hoe meer je gebruik maakt van Eatcard, hoe meer informatie je hebt over het gedrag van de bezoekers in je restaurant. Met deze gegevens kun je een gedrag zien ontstaan en daar positief op inspelen als restaurant. Met behulp van machine learning ontvang je suggesties die jou veel tijd gaat besparen tijdens het bestellen. Naast dat de Eatcard QR-table voor een betere klantervaring gaat zorgen, gaat het voor jou en je medewerkers ook heel veel gemak opleveren. Je kunt als ondernemer snel en intuïtief wijze specificaties van producten aanpassen en acties verwerken. Denk aan kortingsproducten, meest verkocht, upsale producten, formaten, omschrijvingen, prijzen, uitverkocht, product plaatsing op de bestelomgeving en nog veel meer.


Het nut van een Kitchen Display System (KDS)
De voordelen en handigheden van een QR-Table order systeem komen ook veel terug in het gebruik van een KDS (Kitchen Display System). De bestellingen via de QR-Table komen allereerst direct in het KDS terecht. Het eerste voordeel is dat je hierdoor geen printer nodig hebt en papier bespaart. Daarnaast raak je ook geen bonnen kwijt. Op het KDS kun je direct alle informatie per tafel zien en welke gerechten er zijn besteld. Verder kun je in de fase van de bereiding aangeven hoe ver deze is gevorderd en hoelang klanten nog ongeveer moeten wachten. Elk scherm kan worden ingericht op basis van de gerechten of dranken die daar bereid worden, dus ook voor bijvoorbeeld een bar.

Een van de krachtigste mogelijkheden van het Eatcard KDS is de toepassing van machine learning. Het systeem houdt namelijk bij hoeveel tijd de bereiding van een gerecht in beslag neemt, én het verbruik van ingrediënten. Als ondernemer krijg je hierdoor perfect inzicht op de productie van jouw chefs en bartenders.

Daarnaast bevat het KDS een functie waarbij er wordt gekeken naar een ingestelde tijdframe en het totaal aan ingrediënten wordt opgeteld per product, zodat er nog meer efficiëntie te behalen valt als er voor bepaalde gerechten dezelfde handeling gebruikt dient te worden. Tenslotte is er ook een Eatcard Runner Display waarop alle bestellingen of een selectie van werkstations gebundeld worden in een scherm. Dit is handig voor de floormanager of bediening die het overzicht van alle bestellingen bij hoort te houden. Zo zie je het verloop van alle bestellingen, en hoe deze zijn gesorteerd op tijd en prioriteit.

Je kunt zelf uiteraard de bestelling voorrang geven of juist vertragen, met daarnaast de prioriteit van de bestelling. Verder kun je sorteren per fase van de bereidingsproces om te zien welke gerechten of bestellingen in welke fase belanden. Met een paar drukken op de knop kun je ook gerechten die je hebt ingepakt per bestelling afvinken.


Waarom het gebruik van een Eatcard Waiter App essentieel is
We hebben net de QR-Table besproken, en misschien zal je denken dat het het daarmee klaar is en een Eatcard Waiter app overbodig is. Echter is juist een combinatie van deze twee extra krachtig voor jouw restaurant. Niet alleen heb je alle reserveringen in je broekzak zitten en een toestel om al je gasten in te checken, je hebt ook een toestel waarop alle nuttige informatie binnen handbereik is. Het is als het ware een kassa systeem, maar dan makkelijk verplaatsbaar. Zo kun je alle orders terugzien, bestellingen opnemen, zien welke tafel service nodig heeft, welke tafel wilt afrekenen en welke tafel je verder moet uitchecken. Zo heb je zonder behulp van de vaste kassa al veel handelingen uitgevoerd.

Een hoofdcentrale waar alles samenkomt met de Eatcard POS All-in-One Kassa
Wie in de horeca werkt of heeft gewerkt herkent de aantrekkingskracht van een centrale kassa. Hier krijg je het overzicht van het restaurant weer terug en weet je beter wat je volgende stappen zijn. Verder is het met de traditionele bestelwijze een belangrijke hotzone waar al het personeel vaak op een avond staat. Er worden orders ingezet en tafels in- en uitgecheckt. Met alle bovenstaande oplossingen lijkt het alsof je de POS (Point of sale, de kassa) weinig nodig zal hebben. De simpele taken zijn inderdaad verholpen met de slimme oplossingen van Eatcard, maar toch zijn er andere momenten waarop je de POS dient te gebruiken.

Aangezien alle Eatcard oplossingen binnen één omgeving plaatsvinden, heb je met de Eatcard POS het portaal dat je nodig hebt om een overzicht te krijgen van al deze kanalen. Je kunt voor al je producten snel wijzigingen en aanpassingen doen naar je voorraad. Ook kun je met de POS alle orders bijhouden die binnenkomen of al zijn afgewerkt. Je ziet dus snel welk verkoopkanalen welke bestelling realiseren. Ook kun je handmatig jouw tafel planning inzien en naar wens aanpassen. Zo kun je ook in de omgeving al jouw bezorgers in de gaten houden en jouw bezorgers bestelling toewijzen die zij op moeten pakken. Daarnaast is het mogelijk via het portaal het totaal inzicht in jouw cijfers te verkrijgen, indien gewenst van meerdere locaties die onder jouw beheer vallen. Uiteindelijk heb je dus een centraal portaal voor alle operaties en bestellingen die er plaatsvinden binnen jouw bedrijfsvoering.

Afrekenen en uitchecken 

De laatste hap van het toetje is zojuist genuttigd en er is al koffie onderweg; Je gasten willen graag afrekenen na een geweldige avond uit eten. Om af te rekenen zijn er meerdere manieren om de tafel te helpen:

Door de zelf uitcheck service
De bestelling is aan het begin gedaan via een QR-Table order, dus in feite is het ook logisch dat men vanuit de telefoon moet kunnen betalen. Eatcard geeft hier de mogelijkheid toe door met iDeal en Alipay de gasten de optie te geven om zelfstandig voor betaling te kiezen. Deze functie kun je overigens in- of uitschakelen als je dit zelf wilt blijven beheren. Wanneer een tafel wilt afrekenen kunnen ze zelf dit verzoek aanklikken. Een medewerker dient vervolgens een goedkeuring in via de Eatcard Waiter app. Hierna kan er worden afgerekend en wordt de tafel automatisch uitgecheckt zodat deze weer direct beschikbaar kan worden voor een online reservering. Mocht je betalingen via Eatcard’s betaalpartners willen realiseren, dan hoef je per transactie maar 15 cent (bij Multisafepay) te betalen in plaats van de hogere tarieven van andere payment providers.

Betalen met het personeel
Traditiegewijs is het betaalmoment binnen een restaurant ook een moment van service. Je vraagt of het naar wens was, of er feedback is en de welbekende small talk voor een extra contact moment. Dat is uiteraard heel gebruikelijk als je een klein knus restaurant hebt. Dit wil je uiteraard blijven doen en hier heeft Eatcard aan gedacht. Vanuit de Eatcard QR-Table kunnen gasten vragen voor de rekening. Op de Eatcard Waiter App komt hier een melding tevoorschijn zodat de bediening naar de juiste tafel kan gaan. Bij het afrekenen kan de bediening het bedrag naar de pinautomaat sturen om hiervoor af te rekenen. Na het afrekenen is deze tafel dan tevens ook uitgecheckt en is het weer vrij voor de volgende reservering.

Afrekenen met aanbetaling, gift voucher of cadeaubon
Vooral tegen de feestdagen aan worden er veel gift vouchers aangeschaft. Deze worden dan geleidelijk bij het restaurant ingeleverd. Met de Eatcard E-Giftcard functie kun je makkelijk in het backend systeem e-giftcards aanmaken met verschillende designs, waarden en instellingen. Deze kun je uiteindelijk zelf inchecken met een scanner zodat je gasten deze cadeaubon kunnen verzilveren. Dit wordt uiteindelijk verwerkt met de tevens verkochte vouchers, zodat dit in het systeem ook is afgeschreven.

Daarnaast bestaat het Eatcard Loyalty systeem. Hiermee kun je gasten die je restaurant vaak bezoeken belonen met spaarpunten voor extra voordelen. Uit onderzoek is gebleken dat een terugkerende gast bereid is meer dan 70% uit te geven vergeleken met een geheel nieuwe bezoeker aan je restaurant. Het aanbieden van een spaarpuntensysteem is daarom een zeer rendabele investering. Met het Eatcard Loyalty systeem kun je een eigen app geheel in eigen huisstijl laten ontwikkelen zodat je vaste gasten punten kunnen sparen. Daarbij kun je zelf koppelen welke soort voordelen ze kunnen sparen, met een specifiek loyalty niveau per gast. Het sparen gaat vervolgens helemaal automatisch. Wanneer een bezoeker afrekent wordt er automatisch het juiste aantal punten gekoppeld aan zijn of haar account. De bezoeker kan deze punten op een later tijdstip verzilveren tegen bepaalde prijzen of korting. Na het verzilveren van het artikel of korting wordt het aantal credit automatisch afgeboekt van de spaarkaart van deze bezoeker.



Er verandert veel in een rap tempo. Niet alleen omdat de lockdowns en maatregelen onze levens en gedrag hebben veranderd, maar ook omdat de technologie niet stilstaat en zich alsmaar blijft door ontwikkelen. De horecasector loopt daarentegen enorm achter als we het hebben over de adoptie van nieuwe technologieën. Eatcard zorgt voor een verdandering en draagt met de bovenstaande oplossingen bij aan een beter resultaat, hogere omzet, tevredenheid en behoud van het personeel.

EatCard houdt zich bezig met alle bovenstaande punten en biedt oplossingen voor ondernemers die de volgende stap willen zetten. Zo houdt je als ondernemer uiteindelijk onderaan de streep meer over en ga je efficiënter te werk.

Stel je voor: Jouw restaurant waarin alles geautomatiseerd werkt. Bestellingen worden precies zoals bedoeld verwerkt en komen bij het juiste keuken station terecht. Gasten die zichzelf inchecken en bestellen met de juiste informatie. Ten alle tijden overzicht in het proces van al jouw collega’s. Al jouw orders in één scherm zichtbaar. Dit allemaal binnen één ecosysteem op één platform. Dat is Eatcard!

Enthousiast geworden over Eatcard of heeft u vragen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen uw restaurant graag verder met onze slimme oplossingen.

Telefoonnummer: 073 711 0976
E-mail: info@eatcard.nl

5 FOOD WRAP UP VAN 2021 & TIPS VOOR 2022

11 januari, 2022

EATCARD Deep Dive: Meest Efficiënt Opzet voor Lunchrooms

21 december, 2021

EATCARD Deep Dive: 5 Redenen waarom Bestelzuilen zoals de McDonalds ook voor kleine Snackbars een “No Brainer” is!

9 december, 2021